Todo lo que necesitas saber para iniciarte en el mundo Planner

Al principio piensas que solo se trata de libretas y/o agendas para anotar lo que tienes que hacer porque no quieres olvidarlo. Una vez empiezas a investigar, te das cuenta de que es la herramienta ideal para llevar por buen camino un proyecto. Aunque, siendo honestos, hay mucho más por descubrir.

Es muy difícil que Rocío “pierda de vista” una asignación. Más que buena memoria, tiene una muy buena agenda o planificador que muestra con orgullo cuando alguien frente a su escritorio le menciona lo bonita que es. Allí lo anota todo: compromisos laborales, ideas, compras en el supermercado, pagos de servicios, visitas al médico... usando bolígrafos de colores que se pueden borrar, stickers para hacer más divertidos los recordatorios y resaltadores, sobre hojas que quita y pone a su antojo, sin miedo a que se le estropeen.

Si echamos un vistazo a la historia, nos damos cuenta de que lo que hace Rocío es el resultado y una herencia que ha sido característica siempre del ser humano, la de escribir: sobre las paredes rocosas de las cuevas, las hojas de la planta del papiro, el papel, incluso sobre su cuerpo, con fines muy distintos, pero uno en especial que los abarca todos: recordar y ser recordado.

Y, evidentemente, así como se han ido revolucionando las formas de escritura, también lo han hecho los utensilios sobre los que se escribe. Desde los cuadernos en blanco o con líneas hasta las agendas, que ahora tienen una estructura mucho más minuciosa y se enfocan en la realización de metas a largo y corto plazo.

Estas páginas y pegatinas llamativas son solo la fachada que cubre lo que en otros países es una profesión. Los planners, personas claves en las agencias publicitarias que con sus estrategias asertivas contribuyen a que los resultados sean positivos.

“Detrás de toda gran idea hay un gran planner”, así lo asegura Miguel Ángel Furones, presidente del Grupo Publicis, al referirse a los profesionales de la planificación, una carrera que hace poco tiempo fue “descubierta” en España y, como todavía está por perfilar, se abre camino, como el mismo Furones lo indica, en un terreno donde “ni son todos los que están, ni están todos los que son”.

Los planners, insertados en agencias de publicidad, departamentos de mercadeo y empresas de comunicación, tienen bajo su responsabilidad “unificar los esfuerzos de investigación que sirven en las estrategias de comunicación. El planner se encarga de ayudar en el desarrollo de estrategias y al mismo tiempo trabajar con el equipo creativo para que las campañas que se van a lanzar sean exitosas y persuasivas”, explica Fernando Herrera, publicista creador del blog de publicidad roafbrief.

Antón Álvarez Ruiz, planificador freelancer de exitosas agencias publicitarias como McCann (¿recuerdan ‘Mad Men’?), escribió “La Magia del planner”, en cuyo texto cuenta que fue apenas a finales de los años 60 que surge el plannig, a raíz del “agotamiento de las fórmulas publicitarias convencionales y la deficiente utilización de la investigación”.

Que se conciba como una profesión, que además cada vez más crece y se expande, se debe a la pretensión que tienen las agencias de atraer y asegurar clientes, mientras tratan de controlar de manera efectiva la comunicación que se dirige a un público variado, que no deja de cambiar –porque su realidad también es cambiante efímera– “y al que hay que llegar a través de canales que parecen estar agotados (los medios convencionales) y al que estamos empezando a descubrir (medios y entornos digitales)”.

En el texto “Planificación estratégica y creatividad”, Ubaldo Cuesta Cambra se une a este pensamiento, e intuye que hay que adelantarse a estos cambios, interpretarlos correctamente y adaptarse a ellos para ayudar a los clientes, marcas, y a la sociedad en general, a hacer lo mismo.

Una subcultura “as well”

La versión digerible de la planificación ha llegado a través de las agendas planificadoras que, debido al “spanglish”, también escucharás que llaman planners. A su alrededor se ha levantado toda una comunidad de seguidores que poco a poco ha ido creciendo, y sin temor a equivocarnos, podríamos asegurar que se ha convertido en toda una subcultura.

Es cierto, hay quienes corren detrás de los colores llamativos, los estampados, los accesorios (que son adorables), pero otros han descubierto su verdadera utilidad.

Nathalia Medina, estilista, creadora de contenido y la mente creativa detrás del blog The Key Item, ha sido una planificadora desde que era una niña. Cuando estaba en el colegio diseñaba en un cuaderno su propia agenda. De adulta, esta forma de organizarse le ha ayudado a ser más productiva a la hora de elegir sus proyectos y poder alcanzar sus metas.

“El emprendedor necesita una planificación, necesita ser organizado. Creo que el error de muchos emprendedores es que no lo son”, asegura Nathalia, y explica que esto sucede porque quieren hacer muchas cosas al mismo tiempo, sin definir las prioridades en las que tienen que enfocarse en el momento: “a veces lo que vamos a lograr en 10 años queremos comenzar a hacerlo desde ahora, cuando primero hay todo un proceso estratégico, saber qué necesito ahora para lograr mis metas, ya sea a corto o a largo plazo”.

Al igual que Nathalia, la propietaria y fundadora del espacio creativo rie.com.do, Emely Muñoz, cree en la eficacia de la planificación para el éxito de un proyecto: “la planificación es la herramienta principal de la excelencia. El punto de partida para una ejecución correcta. Si fallamos para planificar, fallamos para ejecutar”. Para esta emprendedora, ingeniera industrial de profesión, por su importancia, la planificación es “el súper poder que todo profesional sabe que debe tener”. Ahora bien, los pies sobre la tierra. Emely advierte que la forma en que planificas no puede ser muy idealista. Una agenda muy bonita no significa que todo será maravilloso. Así que aterriza tus planes y, tal como asegura esta experta, tienes que ser sensata: saca espacio para las variables no controlables, de manera que no pierdas de vista lo que quieres lograr, aunque las cosas no salgan como lo tenías planeado.

Tiempo al tiempo

Hay quienes creen que planificarse quita tiempo o les da pereza. La creadora de The Key Item dice que se trata de un hábito. Lo compara con cepillarse los dientes y pregunta “¿eso te quita tiempo?” Si lo ves de esa manera, formará parte de tu rutina y será más fácil. Esta joven emprendedora se propone metas anuales, trimestrales, mensuales y semanales. Tiende a revisarlas los domingos y le toma unos 15 minutos, dándole prioridad a las actividades de la semana.

Rocío Figueroa, que es periodista, también prefiere hacerlo a principios de semana, domingo o lunes. Revisa lo que tiene pendiente, le pone fecha y lo asigna. El viernes revisa lo que ya está listo y lo que falta por completar, mientras va anotando lo que pudiera necesitar para los próximos días. Esto le ayuda a cubrirse si algo le falta. Al igual que Nathalia, puede saber si está disponible para hacer otras tareas.

¿Solución? Nathalia recomienda: anotar tus prioridades en el calendario para que al momento de que surjan los eventos inesperados (actividades, invitaciones, asignación laboral) sepas manejar tu disponibilidad de hacer cambios y no descuides lo que está pendiente por “olvidar” lo que es prioritario.

En este mismo sentido y sustentada en su experiencia como ingeniera industrial, Emely Muñoz valora la importancia de administrar sabiamente el tiempo “porque es un recurso verdaderamente limitado. Todos tenemos 24 horas y con ellas tenemos que maximizar las acciones para lograr lo que dices que quieres”.

La fundadora de Rie dice que todos los lunes tiene que llenar estas preguntas: ¿qué tenemos que lograr esta semana? ¿Qué tenemos que hacer para conseguirlo? Tiene planificación a cinco y tres años, anual y cuatrimestral, como un modelo que funciona en las grandes empresas y que ha adoptado tal cual en su vida. Y, al igual que las demás entrevistadas, las revisa los domingos y los lunes.

No todo lo que brilla...

“Dentro del mundo de los adictos a los planificadores hay una condición psicológica que se llama filo-maníaca, que son aquellas personas que compran muchos lápices de colores, papelitos, stickers...”. Emely Muñoz explica que esta adicción, muy común y de la que asegura pocas logran librarse, puede confundir la necesidad de expresión artística con la planificación, porque la desenfoca. Muñoz deja muy claro que el éxito es que logres lo que planificaste, no que la agenda tenga muchos stickers.

Sí cree que lo visualmente atractivo es bueno para la productividad y ayuda a visualizar, pero no quiere decir que sea una condición vital para planificar. Son medios, no el fin. Así que, si no tienes dinero para comprar una de estas agendas o no te gustan, porque prefieres algo más sencillo, no sientas que no puedes planificarte. Basta una libreta en blanco y disposición para lograr tus sueños. De seguro que lo vas a lograr.

Texto: Nazaret Espinal/ Fotos de portada, artículos y Nathalia Medina: Jerameel Reyes / Foto de Emely Muñoz: Bayoan Freites / Agradecimientos: @tienda_chinola @memorykeepersrd @helloartrd @jumbo_rd