“Está prohibido destruir documentos del Estado sin permiso del AGN”

SANTO DOMINGO. Ningún ministerio o institución del Estado puede eliminar documentos oficiales sin la autorización de las autoridades del Archivo General de la Nación (AGN).

Así lo dispone la Ley General de Archivos de la República Dominicana (481-08 ) y lo recuerda el director de la entidad documental, Roberto Cassá, quien dijo que trabajan para que las instancias del Estado sepan que está prohibido destruir cualquier documento sin el permiso correspondiente.

Esa práctica es un problema que tiene el AGN, subraya Ángel Hernández, director del Sistema Nacional de Archivos, y dice que la Ley establece los mecanismos de como las instituciones pueden eliminar los documentos, cumpliendo el proceso legal.

Explicó que hay una comisión nacional de evaluación y acceso de informes documentales que la encabeza esa dependencia e integran distintos órganos estatales y que deben autorizar las propuestas que hacen las instituciones públicas de eliminar documentos que consideran no tienen valor permanente.

Existe una política de transferencia que dispone que los documentos oficiales, después de 10 años deben ser enviados al AGN, como archivo histórico nacional, al menos, que la institución tenga su propio centro de documentación histórica.

Después de la promulgación de la Ley 481-08, las autoridades del archivo observan un mejor avance de las entidades con relación a la conservación documental y transferencia.

Maribel Mesa León, directora de Planificación de la institución, dijo que hace 15 días hubo una reunión de la comisión y se confirmó que son varias las instituciones que están presentando propuestas de documentos a eliminar.

Esa prohibición incluye a los hospitales, asegura Hernández, que están en la obligación de preservar los expedientes clínicos de sus pacientes.

Hace alrededor de tres años, cuando se iba a demoler el hospital Luis Eduardo Aybar, los archivos de las historias clínicas fueron tirados a la basura, en una franca violación a la ley.

“Ese fue un hecho inaceptable y fue imposible recuperarlos (los documentos). Se le hizo en ese momento los señalamientos de lugar a la persona que había que hacérselo”, argumentó Hernández.

Previamente, parte del personal del AGN visitó el establecimiento de salud para asesorarlos sobre el procedimiento a seguir y espera que eso no vuelva a ocurrir.

Archivos amontonados

Desorden es lo que ven los empleados del Archivo General de la Nación en sus visitas a las instituciones públicas que en vez de archivos tienen montones de documentos tirados y amontonados en cajas.

“Tenemos un cúmulo de 40 años de atraso en término de tratamiento archivístico correcto y lo que hemos hecho es caminar hacia atrás para resarcir esa realidad”, dijo Hernández.

Una manera de compensar el daño es enseñar a los empleados a archivar, por lo que el AGN ha impartido 27 diplomados y cientos de cursos básicos en archivística. Incluye también a empleados privados que lo han solicitado.

En el desarrollo de rescate de los documentos históricos del país, la entidad mantiene un vínculo con el Ministerio de Defensa, y han orientado a su personal sobre la organización de la documentación que poseen y algunas transferencia de las informaciones más antiguas.

Con la Policía Nacional se han reunido, porque tiene un patrimonio documental de suma importancia. Ellos poseen un archivo central que dispone de miles de documentos de sus diferentes áreas y en la actualidad están en el proceso de preparar la transferencia al AGN, de acuerdo con Hernández.

Lisania Batista

Mariela Mejía